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Remodelação de Escritórios

PENSAR O ‘ESCRITÓRIO DO FUTURO’ HOJE, TRADUZ-SE EM:

  1. melhorar a produtividade
  2. responder as exigências pós-epidemia
  3. rentabilizar o espaço (como instrumento de vendas)

INTRODUÇÃO

Nas duas últimas décadas a maneira como trabalhamos mudou radicalmente. E a realidade mostra-nos que ainda vai mudar mais. Então, porque é que a maneira como usamos e pensamos o ‘espaço escritório’ continua a ser a mesma de há 20 anos atrás?

Os escritórios são espaços multifunções. Na maior parte dos escritórios, de qualquer escala, acontecem atividades diferentes: produções, reuniões, atendimento ao cliente, vendas, etç. Porque é que a maioria dos escritórios não potencia a sua atividade, dispondo o espaço de forma diferenciada, indo ao encontro das diferentes características e exigências das diferentes atividades que promove?

Após a fase pandémica os escritórios deverão mudar ainda mais. As distâncias entre trabalhadores, a necessidade de higienização das áreas e as novas atividades que irão surgir vão obrigar os empresários a rever a forma como organizam os seus espaços de trabalho.

No momento em que somos obrigados a rever tudo na nossa vida, é importante compreender também a importância de imprimir um upgrade ao seu negócio, readaptando-se a novas práticas e exigências. E isso traduz-se, naturalmente, numa otimização das áreas onde esse negócio se desenvolve. Esta é uma mudança fundamental que, a médio/longo prazo, irá refletir-se, quer ao nível da qualidade de produção, quer ao nível de crescimento de valor e rendimento.

1 . Remodelação de escritórios: para melhorar a produtividade

Como já referimos, um escritório, independentemente do seu tamanho ou número de trabalhadores, será sempre um espaço onde diferentes dinâmicas convergem. A importância de atribuir a cada atividade a sua própria extensão delimitada é, desde logo, facilitadora de um sistema organizacional que transmite a clientes e colaboradores ordem, segurança, confiança e solidez. Características fundamentais para o sucesso de qualquer área de negócio.

Por exemplo, imagine um pequeno empresário que assume as funções de técnico, gerente e comercial da sua própria empresa. Seria razoável que o espaço onde este empresário recebe um cliente possa ser o mesmo onde produz? Não seria importante que este empreendedor diferenciasse o espaço de venda do de produção?

Será que considerando o espaço de venda de maneira diferente do espaço onde produz, os seus clientes sentirão que são recebidos da maneira mais profissional?

A ideia de que um ambiente estéril, frio e impessoal faz as pessoas produzirem com maior concentração, foco ou eficiência está errada.

Quanto mais acolhedor for o local de trabalho, mais os trabalhadores sentem esse espaço de produção como seu. Uma sensação de pertença com resultados visíveis ao nível da confiança no empregador e, consequentemente, nos resultados da produtividade. A introdução de elementos no escritório – por exemplo plantas – que despertem o cuidado e a atenção dos colaboradores, são fundamentais para fazer crescer esse elo, que tem a ver com segurança, mas também com sentido de responsabilidade pelo espaço, uma área que, afinal, também é deles.

Deste ponto de vista, o foco no trabalho passa pelo conforto, e por sentimentos de associação e relação, que despertam o sentido de responsabilidade e de defesa do negócio.

Outros fatores como a iluminação, a temperatura, o ruído e a organização também fazem parte dessa equação. Alguém que não esteja confortável no momento de desenvolver o seu trabalho, dificilmente encontrará a concentração necessária para poder produzir a 100%, simplesmente porque estará mais preocupado em tentar perceber a causa do seu desconforto.

As perguntas que todos os empresários devem colocar-se, relativamente a esta temática, passam por tentar perceber se o seu espaço de trabalho tem qualidade, se os seus colaboradores estão nas melhores condições possíveis para produzir bem e se a área de produção é eficiente. Será que estão a trabalhar com uma iluminação adequada?

Porque somos seres vivos, estimulados para usar de todas capacidades sensoriais que temos ao nosso dispor – visão, olfato, tato e audição – o projeto de remodelação de um escritório deve levar isso mesmo em linha de conta. O que significa que a funcionalidade, a luz, o ruído e os cheiros são elementos de absoluta importância, que partilham o mesmo grau de influência no bom desempenho profissional, em qualquer profissão.

O escritório é uma junção de espaços dedicados a atividades diferentes. Cada espaço deverá ter as suas características próprias, garantindo o maior conforto. Só assim se conseguirá eficiência no trabalho.

Trabalho sozinho? Tenho colaboradores que trabalham em open-space? Tenho o espaço organizado para trabalhar em forma individual e em forma colaborativa? Mais perguntas.

2 . Remodelação de escritórios para responder as exigências pós-epidemia

Os sociólogos identificaram a solidariedade e o sentido de comunidade como duas das principais motivações para nos fazerem querer regressar ao local de trabalho.

É obvio que os empresários querem os seus trabalhadores de volta aos escritórios. Porque sabem que é o melhor lugar para unir as pessoas na realização de tarefas e distribuição de prioridades. Por outro lado, as pessoas estão

cansadas do isolamento e esperam poder voltar a socializar, falar diretamente com os seus colegas, resolver problemas e encontrar soluções para os novos desafios. Mas também querem sentir-se confiantes e seguras no seu local de trabalho.

Torna-se, por isso, necessário criar uma estratégia que siga novos protocolos de segurança no espaço laboral, que permita aos trabalhadores uma interação nova, original e colaborativa, onde, sob a perspetiva de enfrentarem novos problemas, continuem a dar respostas não apenas produtivas, como qualitativamente positivas.

Assim, a breve prazo deverão ser considerados três fatores principais:

Densidade: o número de pessoas por metro quadrado

Geometria: distribuição do mobiliário, percursos, funcionalidade

Divisão: uso de barreiras de matérias adequados

Com o fim da pandemia os empresários voltarão aos próprios escritórios, mas a maneira de trabalhar já não será a mesma. A videoconferência, um meio de comunicação ainda muito pouco considerado, tornou-se fundamental para manter os negócios vivos. Mas será que todos os escritórios têm as soluções ideais para ter uma videoconferência com um cliente ou com um fornecedor?

Nesta fase de isolamento habituamo-nos a trabalhar em condições precárias, montando escritórios em casa, usando os telemóveis que nos mantêm em contacto, mas muito menos ligados uns aos outros. Mas, quando voltarmos para os nossos escritórios, será que poderemos continuar a trabalhar sob um sistema obsoleto? Ou, será que devemos começar a apresentar-nos de maneira mais eficaz, sem uma luz mal direcionada, apontada à cara (que nos faz parecer fantasmas), ou uma acústica ou reverberação insuportáveis, responsáveis por introduzir ruídos e gerar equívocos na comunicação?

Os escritórios vão precisar de espaços estudados para que a videoconferência decorra sem interrupções e em excelente qualidade.

Se os empresários de hoje desejam manter uma equipa funcional, motivada e produtiva, deverão começar a ter em conta estes novos princípios, pois eles fazem já parte do novo paradigma de organização e gestão laboral. São eles que vão determinar, mais do que nunca, a sobrevivência e o sucesso de qualquer negócio.

Como nunca antes, a segurança e o bem-estar dos trabalhadores é, nos dias de hoje, uma prioridade incontornável. A par do distanciamento físico com barreiras, ou da perfeita manutenção de um espaço higienizado, ou do apoio aos colaboradores que, pela necessidade de redução da densidade no escritório, terão de permanecer em teletrabalho.

É fundamental repensar os espaços, e os novos layouts de reestruturação devem comtemplar os materiais de acabamento dos escritórios de forma a responder as novas exigências de limpeza. Deverá ser considerada a hipótese de colocar barreiras. Mas será que o plástico é o ideal para estas separações físicas? Talvez um material mais ecológico seja o mais apropriado. E os tecidos laváveis e desinfetáveis, serão os mais interessantes?

A filosofia de gestão do escritório, baseada na densidade e na contenção dos custos, deve mudar. As pessoas (prospects, clientes, colaboradores) devem ter uma visão nova do escritório. Devem perceber que nesta fase de transição foram estudadas soluções inovadoras para o espaço, pela saúde e pelo futuro das pessoas. É uma nova forma de trabalhar e conviver no local de trabalho que emerge e que combina a qualidade do estar com a comunicação, a produção com as vendas, as experiências físicas e as virtuais.

3 . Remodelação de escritórios: o espaço como instrumento de vendas

Nesta fase de introdução de novos elementos na gestão do espaço físico do seu negócio, por que não combinar esta necessidade com o branding e criar uma oportunidade para melhorar a sua comunicação?

Onde posso reunir-me com a minha equipa? Onde posso reunir-me com um possível cliente de maneira a mantê-lo focado na compra, sem distrações ou ruídos de fundo?

Quando montamos um escritório, quando o remodelamos, estamos a fazer um investimento. Mas este deve ser um investimento planeado.

Um investimento de remodelação de um escritório deverá ter em conta os benefícios que tal projeto provocará. Quais os aumentos da produção? Quais os aumentos das vendas?

Um negócio que não vende, não é um negócio, quer se trate de vender um objeto ou um serviço. Um produto fantástico que ninguém conhece, não é um negócio.

Se estou a trabalhar o meu produto num espaço que não comunica para o exterior, o meu produto não vende.

O espaço onde acolhemos os potenciais clientes é o cartão de visita de qualquer empresa. Esse espaço não é só o ‘rosto’ do negócio. Ele vai marcar de tal forma o cliente, que pode mesmo influenciar a decisão de escolha entre nós e a concorrência. O sucesso da venda, da colaboração ou da associação dependem desta fase de acolhimento.

Nós, empresários, temos que considerar que o espaço onde trabalhamos é um instrumento de marketing. O investimento na remodelação do escritório deve considerar que a consistência entre o espaço, a imagem corporativa e o produto, provocará o aumento das vendas.

É por isso que, quando se estuda um projeto de arquitetura para a remodelação de um escritório, a informação mais importante que o empresário deverá passar à equipa projetista é: onde é que estará o seu negócio daqui a três anos? Daqui a cinco anos? Quais são as relações entre as partes do negócio agora? E quais são as que espera para o futuro próximo?

Esta fase de reorganização dos escritórios para responder as novas necessidades de trabalho, deverá ter em conta que a produtividade e criatividade não poderá ser prejudicada. No futuro próximo haverá mais concorrência, um maior uso do marketing digital e do teletrabalho. Os empresários deverão ter em conta que a estrutura comercial do próprio negócio deverá evoluir tanto no espaço físico, quanto no digital.

CONCLUSÕES

Como vimos, há várias razões para atualizar os nossos locais de trabalho. A epidemia que está a afetar tanto as nossas vidas, está a dar um empurrão, e tempo, para rever os nossos negócios.

Produção, conforto, pertença, acolhimento de clientes, imagem, vendas. São estes todos os elementos que deveremos considerar e são estas as condições que devemos reunir para melhorar as nossas instalações.

Esta necessária mudança no espaço deve ser integrada com a própria estratégia de marketing, considerando o próprio espaço um instrumento de comunicação que deve ser coerente com o nosso produto.

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